ड्यूप्लिकेसी से छुटकारा

एक साथ कई गैजट्स के इस्तेमाल की बात हो या फिर office के काम को घर से निपटाने की। फाइलों की Duplicate एक बड़ी Problem है।

सोचिए कि किसी Project के सिलसिले में आप घर पर भी काम कर रहे हैं और office में भी। office में किसी file पर काम करने के बाद आप शाम को घर पहुंचे और वहां अपने computer में पड़ी उसी फाइल के पिछले वर्जन में काम शुरू कर दिया। अब नयी Problem शुरू। दोनों फाइलों में क्या-क्या अलग है, उसे पहचानना और फिर एक से उठाकर दूसरी फाइल में copy-paste करना। Next Day office में पड़ी फाइल में कुछ और टिप्पणियां जोड़ दीं। लीजिए! अब दोनों फाइलों में खासा फर्क हो गया। कौन सी काम की है और कौन सी बेकार, कौन सी पूरी है और कौन सी अधूरी, इस बारे में आप खुद ही कनफ्यूज हो गए।

अब जरा इस सिचुएशन पर गौर कीजिए। कंप्यूटर पर काम करते-करते दिन खत्म हो गया और आपने वह फाइल बंद कर दी। थोड़ी देर बाद कार में बैठे-बैठे अपना आईपैड खोला और पेन ड्राइव से वही फाइल निकालकर काम शुरू कर दिया। लेकिन पेन ड्राइव में मौजूद फाइल पुरानी थी। अब आप चाहें तो भी सही फाइल में काम नहीं कर सकते क्योंकि वह तो दफ्तर में पड़ी है। हार कर आपने उसी फाइल में काम शुरू कर दिया और दूसरे दिन दफ्तर पहुंचे तो फिर वही झंझट।

अगर आप एक से ज्यादा गैजट, कंप्यूटर आदि पर काम करते हैं या फिर ऑनलाइन और ऑफलाइन माध्यमों का इस्तेमाल करते हैं तो फाइलों से जुड़ीं दो समस्याएं आपको जरूर परेशान करती हैं। पहली, एक ही फाइल की दो-चार और फिर एकाध दर्जन तक कॉपियां बन जाना और दूसरी कुछ फाइलों के अलग-अलग वर्जन पैदा हो जाना। इसमें यह हिस्सा अलग है तो उसमें वह हिस्सा अलग। कैमरे से कंप्यूटर में फोटो ट्रांसफर करने के बाद भी कैमरे से उन्हें डिलीट न करना आपकी तस्वीरों की संख्या कब बढ़ा देता है, पता ही नहीं चलता। फाइलों को ऑर्गनाइज करने के चक्कर में कई बार एक ही फाइल कई फोल्डरों में, कई ड्राइव में और कई गैजट्स में पहुंच जाती है। तब सबसे ताजा फाइल ढूंढना बहुत बड़ी समस्या बन जाती है। खासकर तब, जब आपको उसके ताजा वर्जन की जरूरत हो।

अच्छी बात यह है कि फाइलों के इस घालमेल को दुरुस्त करना असंभव नहीं है। कुछ फाइल सिंक्रनाइज सॉफ्टवेयर और वेब सेवाएं इस मुश्किल काम को आसान बना सकती हैं। इनमें से बहुत सारी बिल्कुल फ्री हैं। इनकी मदद से आप अपनी फाइलों को हमेशा अपडेटेड रख सकते हैं और चाहे ऑनलाइन हो या ऑफलाइन, डेस्कटॉप कंप्यूटर हो या टैब्लेट, सब पर वही ताजा फाइल काम में ला सकते हैं। एक से दूसरे गैजट में कॉपी करने, फाइल को ईमेल करने या कई सारे बैकअप रखने का झंझट किए बिना। आपका वक्त असली काम पर खर्च होना चाहिए, इधर से उधर कॉपी-पेस्ट करने के बेकार काम में नहीं।

1. ऑनलाइन-ऑफलाइन स्टोरेज के बीच सिंक्रनाइजेशन: जैसे ड्रॉप बॉक्स, गूगल ड्राइव, माइक्रोसॉफ्ट स्काई ड्राइव आदि। यह 'क्लाउड' बेस्ड सेवाएं हैं, जिन्हें ऐक्सेस करने के लिए सभी संबंधित गैजट्स पर इंटरनेट की जरूरत पड़ती है। कुछ साल पहले यह मुश्किल था, लेकिन अब जिस तरह से इंटरनेट ब्रॉडबैंड सेवाएं हमारी रोजमर्रा की जिंदगी का हिस्सा बन गई हैं, उसने हालात बदल दिए हैं। इस सुविधा का फायदा उठाने के लिए आपको अपने कंप्यूटर के साथ-साथ इन वेबसाइट्स पर भी शेयर्ड फोल्डर बनाने की जरूरत है। जब कंप्यूटर फोल्डर में मौजूद फाइलों में कोई भी बदलाव होता है तो वेबसाइट पर मौजूद फोल्डर भी खुद-ब-खुद अपडेट हो जाता है। इसी तरह, जब आप विंडोज लाइव पर मौजूद ऑफिस वेब एप्स या गूगल डॉक्स के जरिए अपनी फाइलों में ऑनलाइन रद्दोबदल करते हैं तो उनका नया वर्जन आपके डेस्कटॉप या लैपटॉप तक पहुंच जाता है। मतलब यह कि ऑनलाइन और ऑफलाइन फोल्डरों में रखी फाइलें हमेशा अपडेटेड रहती हैं। आप इन्ही फाइलों को टैब्लेट्स या स्मार्टफोन्स पर भी खोल सकते हैं और उनमें भी आपको हमेशा ताजा फाइलें ही मिलेंगी। इस किस्म की कुछ सेवाएं पेड हैं और कुछ फ्री।

कुछ ऑनलाइन फाइल स्टोरेज और सिंक्रनाइजेशन सविर्सेज नीचे दी गई हैं। इनमें वैसे तो सभी फ्री हैं, लेकिन आखिरी दो में पेड वर्जन भी उपलब्ध है, जिसके जरिए ज्यादा स्पेस लिया जा सकता है।

Microsoft SkyDrive (skydrive.live.com)
YouSendIt (yousendit.com)
Google Drive (drive.google.com)
Box (box.com)
Dropbox (dropbox.com)

2. दो कंप्यूटरों या कंप्यूटर-डिस्क के बीच सिंक्रनाइजेशन: सिंक टॉय, गुड सिंक और सिंक बैक जैसे सॉफ्टवेयर इस कैटिगरी में आते हैं, जिन्हें अपने कंप्यूटर में इंस्टॉल करने की जरूरत होगी। यह सॉफ्टवेयर कंप्यूटर में एक-सी फाइलों का ढेर लगाने से तो बचाएंगे ही, फ्लैश ड्राइव, एक्सटर्नल हार्ड ड्राइव वगैरह पर भी उनके ताजा वर्जन रखने में मदद करेंगे। अलग-अलग कंप्यूटरों के बीच इस्तेमाल की जाने वाली फाइलों के बीच तालमेल रखना भी संभव हो सकेगा।

इनके कुछ और काम के फीचर्स भी होते हैं, मिसाल के तौर पर डेटा एनक्रिप्शन, पहले से तय समय पर फाइलों को अपने आप सिंक्रनाइज करने की सुविधा और एक ही फाइल के कई वर्जन रखने की सुविधा। माइक्रोसॉफ्ट का सिंक टॉय फ्री मिलता है और अपना काम बखूबी करता है। सबसे अहम बात है कि इसमें स्पेस की कोई सीमा नहीं है। सिंक बैक के फ्री और पेड दोनों वर्जन दोनों मिलते हैं और सिंक्रनाइजेशन का काम बखूबी करते हैं। इसका फ्री वर्जन जहां फाइल कम्प्रेशन की सुविधा देता है वहीं पेड वर्जन उनके अलग-अलग वर्जन को सहेजने में मदद करता है।

दूसरे कंप्यूटरों, हार्ड ड्राइव, पेन ड्राइव वगैरह के साथ फाइल सिंक्रनाइजेशन के लिए कंप्यूटर में इंस्टॉल किए जाने वाले कुछ सिंक्रनाइजेशन सॉफ्टवेयर हैं:

tinyurl.com (फ्री)
goodsync.com (फ्री, एडवांस्ड वर्जन पेड)
secondcopy.com (पेड)
alwaysync.com (फ्री, एड्वांस्ड वर्जन पेड)
dirsyncpro.org/index.html (फ्री, ओपन सोर्स)

3. मोबाइल डिवाइसेज और कंप्यूटर के बीच सिंक्रनाइजेशन: चूंकि टैब्लेट्स और स्मार्टफोन पर भी फोटोग्राफ, ऑफिस फाइलों और ईमेल वगैरह का इस्तेमाल खूब होने लगा है, इसलिए अपनी मोबाइल डिवाइस में मौजूद फाइलों को कंप्यूटर के साथ सिंक्रनाइज करना आज एक अहम जरूरत बन चुका है। सभी प्रमुख मोबाइल प्लैटफॉर्म निर्माता ऐसी सिंक्रनाइजेशन सविर्सेज मुहैया कराते हैं। मिसाल के तौर पर ब्लैकबेरी फोन के साथ सिंक मैनेजर ऐप्लिकेशन आता है तो आईफोन, आईपैड और एपल के दूसरे उत्पादों के बीच फाइल सिंक्रनाइजेशन के लिए आईक्लाउड नामक ऑनलाइन सविर्स मौजूद है।

शुगर सिंक एक अच्छी ऑनलाइन सर्विस है जो कंप्यूटर, टैब्लेट, स्मार्टफोन और ऑनलाइन माध्यमों पर फाइलों के बीच तालमेल रखने में मदद करती है। मिसिंग सिंक, ईजी फोन सिंक जैसे मोबाइल सिंक्रनाइजेशन सॉफ्टवेयर आपके कंप्यूटर में इंस्टॉल होने के बाद ब्लूटूथ, वाई-फाई या यूएसबी के जरिए फोन और कंप्यूटर के बीच फाइलों को सिंक्रनाइज्ड बनाए रखते हैं। मिसिंग सिंक एंड्रॉयड, ब्लैकबरी, आईओएस और पाम ओएस से लैस मोबाइल डिवाइसेज और कंप्यूटर के बीच सिंक्रनाइज करने में एक्सपर्ट है। फिर भले ही आपका कंप्यूटर विंडोज वाला हो या मैकिन्टोश वाला।

मोबाइल डिवाइस और कंप्यूटर के बीच सिंक्रनाइजेशन के लिए कुछ अच्छे सॉफ्टवेयर और सविर्सेज मौजूद हैं:

sugarsync.com (ऑनलाइन) (फ्री)
icloud.com (ऐपल प्रॉडक्ट्स के लिए) (पेड)
globalmobileaction.com/download/android.jsp (एंड्रॉयड डिवाइसेज) (फ्री)
www.windowsphone.com/en-in/how-to/wp8/zune-software (फ्री)
hyperoffice.com (पेड)
डिवाइस स्टेज फीचर (विंडोज 8 में इनबिल्ट, फ्री)